Ter o próprio negócio é o sonho de muitos brasileiros, mas só em pensar nas etapas para abrir uma empresa, alguns já começam a ter pesadelos. Isso porque estamos falando de burocracia, e por mais que se tente simplificar a abertura de empresa, assim como acontece no MEI, existem muitas dúvidas e questionamentos.
Com o objetivo de ajudar futuros empreendedores que ainda não sabem por onde começar e incentivar aqueles que estão com receio, a Prodacam Contabilidade criou o guia para que você empreendedor entenda todo o processo de abertura de empresa, “Como abrir uma empresa? É um passo a passo para tirar as ideias do papel”.
Conhecer as etapas da abertura de uma empresa é um dos vários desafios que a Prodacam Contabilidade enfrenta diante dos novos empreendedores que querem ariscar e empreender. Veja todas as etapas para registrar a sua empresa, saiba como escolher o nome e o local do seu negócio e leia dicas importantes que vão descomplicar esse processo.
Com as informações certas, persistência e organização, você vai ver que será mais fácil do que imagina abrir e regularizar a sua empresa!
Quanto custa abrir uma empresa?
Segundo uma pesquisa realizada, o custo médio de abertura de uma empresa é de no mínimo R$ 2.550,00, podendo variar entre os diferentes municípios do país. A Junta Comercial de Campo Grande – MS, segundo pesquisas é uma das mais caras do Brasil.
Todavia, há despesas indiretas que pesam no bolso do empresário. São despesas, aquisição do certificado digital formato A3 e-cpf e A1 e-CNPJ, aluguel do ponto comercial, reforma do ponto comercial e honorários do Contador.
Registrar Empresa: Documentos Necessários
A formalização do seu negócio é o primeiro passo para o início das suas atividades empresariais, mas você precisa ficar atento, as Juntas Comerciais de todo o Brasil agora trabalham com o Certificado Digital, antes, era preciso assinar todos os documentos, reconhecer firma em cartório e tirar cópia autenticada de todos os documentos pessoais, para dar inicio na abertura da empresa.
Com o certificado digital as assinaturas são todas eletrônicas, lembrando que os certificados são obrigatórios e contam como custo para o empreendedor no ato da abertura da empresa.
Para te ajudar nesse importante passo empresarial, reunimos neste guia os principais documentos necessários para abrir uma empresa.
1 – Encontre um contador
Você precisa de um Contador para abrir e manter sua empresa. O contador será seu maior aliado no assunto “burocracia”, já que abrir uma empresa no Brasil é algo extremamente burocrático.
O Contador vai te auxiliar a organizar seu negócio e manter tudo em dia, dentro da lei. Além de te auxiliar nas questões sobre gestão e controle das finanças, contabilidade, assessoria fiscal e depto pessoal o Contador ainda e responsável pelo envio das obrigações acessórias contábeis, fiscais e previdenciárias, evitando assim as multas que o fisco Municipal, Estadual e Federal cobram pelo atraso ou ausência destas obrigações.
Na ausência da entrega desses documentos a empresa fica passiva de multas que variam de R$100,00 a R$ 5.000,00.
Ainda não tem contador? A Prodacam Contabilidade pode auxiliar você nos passos seguintes.
2 – Certificação Digital e-cpf
No inicio, para constituir a empresa você vai precisar do Certificado Digital A3 e-cpf, se empresa individual, do empresário; se for sociedade será necessário de todos os sócios. Com esse documento eletrônico você vai fazer sua assinatura digital assim que necessário, substituindo as famosas cópias autenticadas em cartório e o reconhecimento de firma.
3- Viabilidade
Com as informações preliminares da sua empresa, tais como, Razão Social, endereço, sócios, atividades, capital social e nome de fantasia o Contador irá fazer uma consulta de viabilidade no portal da Junta Comercial do Estado, ficando a cargo deste órgão a consulta de razão social e a consulta prévia junto a Prefeitura para a aprovação da atividade e do endereço da empresa.
Nessa etapa a Prefeitura de seu município vai verificar se atividade empresarial escolhida por você pode ser exercida no local onde pretende abrir a sua empresa.
Lembre-se que você precisará realizar previamente uma consulta do nome empresarial escolhido, para verificar se já não existe outra empresa registrada com o mesmo nome registrado, lembrando que a Junta Comercial analisa o nome por semelhança.
Assim que Deferido (liberada) a Viabilidade a Prefeitura irá solicitar os alvarás e licenças que julgar necessário para as atividades solicitadas. (Ver item 5)
4 – Contrato social
Basicamente, a elaboração do contrato social irá definir as participações de capital de cada um dos sócios do empreendimento, bem como definir quais serão as atividades da empresa e seu funcionamento e os gestores da empresa, bem como participação de lucros, retirada pró-labore entre outras cláusulas.
Uma dica é avaliar, já nesse momento, se sua empresa pode enquadrar-se no Simples Nacional, que é uma excelente forma de reduzir alíquotas de tributos e simplificar sua forma de pagamento junto aos órgãos de Fiscalização, caso tenha alguma dúvida com relação as alíquotas dos impostos incidentes na atividade que a sua empresa vai exercer, peça ao Contador que faça um enquadramento tributário, ele tem o conhecimento necessário para reduzir a carga tributária da empresa.
5 – Registro na Junta Comercial
O primeiro deles é o registro na Junta Comercial ou no Cartório de Pessoas Jurídicas de seu estado. É a partir desse registro que sua empresa passará a existir oficialmente. Quase todas as Juntas Comerciais do Brasil já são 100% integradas com as Prefeituras Municipais, Receita Federal e Secretaria de Fazenda, ou seja, quando o processo de abertura e protocolado na Junta Comercial, as inscrições no CNPJ e Inscrição municipal são em conjuntos.
6 – Alvará de localização e funcionamento
O principal documento obtido no município é o alvará de funcionamento, ele é a autorização que lhe permite abrir as portas do seu negócio. Para obtê-lo, você precisa comprovar na prefeitura da sua cidade que reúne todas as condições exigidas por lei para exercer a atividade de sua empresa. Essas condições podem variar de acordo com o município, estado e ramo de atividade, caso a tua atividade exija outros alvarás (que já vão estar informados na Viabilidade) para funcionar legalmente o teu Contador vai te auxiliar. Nessa etapa o teu alvará (dependendo da atividade) vai ser provisório, assim que todas as licenças e alvarás forem aprovados pelos órgãos fiscalizadores, o teu Contador de posse dos documentos fará a emissão do Alvará definitivo com validade de 1 (Um) ano.
A falta de algum desses documentos poderá atrasar ou até inviabilizar a abertura do seu empreendimento. Lembre-se que para cada ramo de atividade e/ou forma de constituição escolhida para abrir sua empresa, você precisará de autorizações.
7 – Inscrição estadual
Essa inscrição é obrigatória para empresas que prestam serviços de comunicação e energia, além das empresas dos setores do comércio, indústria e serviços de transporte intermunicipal e interestadual. É a partir dela que você recebe a sua inscrição estadual e passa a ser Contribuinte de ICMS.
Ele será a ultima inscrição a ser solicitada pelo seu Contador, nessa fase será obrigatório inserir no portal do ICMS TRANSPARENTE todas as fotos do estabelecimento, todos os documentos que precederão a abertura, alvarás, licenças especiais e caso o imóvel seja locado, contrato de locação entre as partes com firma reconhecido pelo locador, lembrando que o Contrato de Locação deverá estar em nome da empresa ou do empresário.
Caso os sócios possuam débitos de ICMS (outras empresas) ou dividas de IPVA (veículos) o Estado pode condicionar a liberação da inscrição estadual mediante a regularização dessas pendências.
5 – Licenças e inscrições nos órgãos de regulação estaduais e municipais
As autorizações dos órgãos de vistoria são requisitos essenciais para conseguir o seu alvará de funcionamento. São bastante variáveis e dependem do ramo de atividade, local de instalação e até mesmo do porte de sua empresa. Algumas atividades empresariais precisam de autorização até das Forças Armadas – como é o caso das empresas que trabalham com artefatos explosivos, bélicos e produtos químicos controlados. Entre as inscrições e licenças mais comumente exigidas, estão as seguintes:
Licença ambiental: Obtida em órgãos Municipais e Estaduais de meio ambiente e no IBAMA. Geralmente é exigida de empresas que exercem atividade industrial, metalúrgica, mecânica, têxtil, química, de calçados, atividade agropecuárias.
Licença sanitária: Obtida em órgãos Municipais, Estaduais e Federais de vigilância sanitária. É exigida principalmente de empresas que atuam no setor de alimentação, medicamentos e cosméticos.
Alvará de Bombeiro: Vistoria de cumprimento das normas de segurança: É realizada pelo Corpo de Bombeiros e praticamente todas as empresas estão sujeitas.
Além das inscrições e licenças municipais e estaduais, algumas atividades exigem a inscrição em órgãos federais, como o ministério do turismo, ministério da agricultura, pecuária e abastecimento, polícia federal, conselhos federais e entre outros.
É essencial que você consulte um contador, que é a pessoa mais indicada para te orientar em todas as licenças e inscrições que sua empresa irá precisar de acordo com seu ramo de atividade e demais características.
9- Sistemas e Suportes
Você abriu a empresa, registrou todos os documentos, já tem o seu alvará definitivo, todas as licenças exigidas pelos órgãos, sua inscrição estadual já se encontra ativa, parabéns! Agora sua empresa já existe e você é um Empreendedor.
Agora você precisa saber quais os documentos serão necessários para emissão de notas fiscais, se sua atividade for prestação de serviços; você vai emitir suas notas fiscais através do Sistema de NFSe (Nota fiscal de serviço eletrônica) da Prefeitura de seu município, se for Comércio ou Indústria terá que emitir suas notas fiscais através de sistema próprio NFE (Nota fiscal eletrônica) e NFCE (Nota Fiscal de consumidor eletrônica) fazendo a aquisição da impressora não fiscal, e para as Empresas de Transporte Rodoviário de Cargas o sistema de na emissão de CTE (Conhecimento de Transporte Estadual) nessa etapa você também pode pedir um auxilio para o seu Contador, ele saberá te informar às empresas que atendem no seu Estado.
Vale lembrar também que o cadastro de Produtos (comercialização) deverá ser feito pelo empresário, a empresa contratada para prestar serviços de concessão de sistemas e softwares não faz esse tipo de serviço. O planejamento tributário também demanda auxilio do seu Contador, para que você não pague imposto duplicado no ato da compra da mercadoria e no ato da venda.
Dicas para abrir uma empresa
Não ter mais patrão e abrir o próprio empreendimento é um pensamento bastante recorrente entre os brasileiros. Muitos tiram essa ideia do papel e conseguem finalmente pôr o sonho em prática. O que ocorre, porém, é que apesar das boas intenções e da iniciativa, a falta de planejamento, em boa quantidade dos casos, acaba deixando esses empreendedores reféns de um novo chefe: Os Bancos
Os números de fechamentos prematuros de empresas poderiam ser bem menores se os empresários tomassem certas precauções antes mesmo da inauguração. Por isso, fizemos uma lista de coisas que todo o empreendedor deve levar em consideração na hora de montar o negócio.
Pense na viabilidade da ideia
Um produto revolucionário que promete aquecer uma casa em poucos segundos pode ser um sucesso no sul do país, mas certamente será um fracasso no Centro Oeste. Antes de investir, o empreendedor deve fazer um rigoroso estudo do mercado. Além de identificar os futuros clientes e suas necessidades, apresentando soluções reais para elas, o empresário deve conhecer os serviços e preços praticados pela concorrência. Dessa forma, ele será capaz de desenvolver seu diferencial para se destacar no mercado.
Defina o capital inicial
Complementar o capital inicial da empresa com recursos dos bancos pode ser a sentença de extinção da empresa. Nos primeiros meses, a lucratividade pode não ser alta o suficiente para compensar essas dívidas, gerando juros, e isso dificultará bastante ficar no orçamento.
Ao calcular o capital inicial, leve em consideração todos os recursos essenciais para dar início às atividades, que vão desde a aquisição de mercadorias e máquinas, até mesmo gastos com a decoração da loja. Manter um capital de giro para as despesas dos primeiros meses também é uma boa forma para evitar futuras dores de cabeça.
Conheça os custos do negócio
Muitos empreendedores iniciantes, por falta de conhecimento do mercado, não conseguem enxergar todos as despesas que terão durante as suas atividades. Gastos como o 13º de funcionários e o FGTS devem ser levados em consideração na hora de contratar, por exemplo. Por isso, recomenda-se a formação de uma reserva de contingência para que o empreendedor não seja pego desprevenido.
Outra despesa importante para se levar em consideração é a carga tributária que recairá sobre o negócio. Lembre-se que pequenos empresários podem ser beneficiados pelo Simples Nacional.
Separe finanças pessoais das finanças da empresa
Apesar de ser uma ideia bastante simples, muitos empresários iniciantes têm dificuldade de dissociar uma coisa com a outra. Tirar dinheiro do caixa para comprar roupas ou pagar os produtos do estoque da empresa com o cartão de crédito pessoal, são péssimos exemplos de como lidar com as finanças. Para evitar essa “salada mista”, é importante definir um salário (pró-labore) para os sócios de acordo com a lucratividade da empresa.
Vale lembrar que o pró-labore só existe quando o sócio trabalha na empresa e a empresa declara faturamento. Quando não for esse o caso e o sócio atue apenas como investidor, deve ser feita uma distribuição dos lucros. Porém é muito importante lembrar que nem todo o lucro deve ser repartido entre os sócios pois uma parte deve se reinvestida na empresa para que esta desenvolva e cresça.
Estou pronto para ter um empreendimento?
Todo empreendedor deve se perguntar se está pronto para se tornar um líder. Além de estudar e conhecer muito todos os aspectos do seu novo negócio, deve ter consciência de que agora será o maior responsável pelas tomadas de decisão do lugar onde trabalha.
É recomendado que sejam realizados cursos de capacitação em diversas áreas, como administração e liderança, marketing e até um coaching empresarial. Você será o grande responsável pelo sucesso ou fracasso da empresa, por isso evite passar decisões importantes para terceiros, treine sua equipe, aprenda a delegar serviços e incentivar o crescimento pessoal de todos que trabalham com você.
Erros que você não deve cometer na hora de abrir sua empresa!
Falta de planejamento
O principal problema que os empresários de primeira viagem enfrentam é a falta de planejamento. É uma questão bastante ampla, que engloba praticamente todos os aspectos da empresa. Qualquer um no comando de um negócio precisa saber qual é o seu público-alvo e o que fará para atingir. Este deve ser um dos primeiros objetivos de quem pretende se tornar um empreendedor.
Por exemplo: em qual ponto colocar um restaurante self-service? Que tipo de publicidade usar para atingir um público ideal? Como não ficar dependente de apenas um fornecedor? Esses são alguns exemplos de perguntas que devem ser feitas na fase inicial de abertura de um negócio.
O planejamento financeiro empresarial também é fundamental porque é ele que vai definir quanto de crédito será necessário: os gastos iniciais e mensais, os custos com pessoal e fornecedores e a margem de lucro esperada. Nesse ponto, é importante destacar que quase todas as empresas, mesmo as de sucesso, demoram alguns anos para começarem a ser lucrativas.
Planejamento financeiro em mãos, a administração ocorre sem improvisos ou contratempos. Basta que você siga seu plano, adequando-o quando necessário, de forma a usar o dinheiro de forma inteligente e tomando nota de cada transação.
Crédito com taxas de juros muito altas
No mundo dos negócios, desde o dono de uma pequena padaria ao grande empresário Donald Trump, conhecem uma verdade: é quase impossível abrir uma empresa sem crédito. Com ele, o empresário vai conseguir fazer os investimentos iniciais, comprar os primeiros insumos e ter um fluxo de caixa antes do negócio gerar lucros reais. É o crédito também que permite o empresário faça investimentos necessários que vão lhe render mais clientes.
Hoje, no Brasil, é muito mais fácil conseguir crédito do que há dez, quinze anos atrás. Porém, é preciso cuidado. Taxas de juros muito altas e parcelas muito caras podem se tornar bolas de neve impossíveis de pagar no futuro, mesmo que a empresa tenha sucesso. É preciso pesquisar as melhores taxas e pegar emprestado apenas o que é necessário.
Não perca controle do Capital de Giro
Um dos maiores vilões que levam pequenas e médias empresas à falência é a falta do capital de giro, que é aquela reserva que garante que as atividades continuem em momentos mais críticos. E isso serve mesmo quando a empresa tem apresentado lucro, pois o faturamento é sempre variável e pode ser que os próximos meses não sejam tão fartos quanto os últimos. Assim, esse dinheiro deve ser sempre acompanhado e bem gerenciado.
Foco no Fluxo de Caixa
Outro ponto que deve ter uma atenção especial é o fluxo de caixa da empresa, pois é através dele que você consegue saber quanto de dinheiro entra e sai do total de transações.
Conhecendo bem seu fluxo de caixa é possível saber onde é o ponto de equilíbrio da empresa e, assim, saber como melhor administrar as suas contas a pagar e a receber, cobrando clientes que estejam devendo e pedindo mais prazo ou condições favoráveis para fornecedores.
Cuidado com o estoque
Muitas pessoas enxergam o estoque de produtos como um custo, porém ele deve ser visto como um investimento. Ele é o dinheiro da empresa convertido em mercadorias e precisa de um tratamento diferenciado para não gerar gastos desnecessários.
Ao gerir esse investimento é importante saber qual a demanda do seu mercado, sem ser pessimista demais ou otimista em excesso. Além disso, é preciso ter uma margem de segurança, caso surja um crescimento inesperado na demanda.
Administre com a ajuda de um sistema online
Administrar reunindo uma papelada ou planilhas de Excel não é prático e passível de erros. Dessa forma, uma dica valiosa de administração é usar um software próprio para isso, que possa ser acessado de qualquer lugar, com informações armazenadas na nuvem e constantemente atualizadas de forma integrada. Assim, os números ficam corretos e ajudam a descomplicar de vez.
E então, está se sentindo mais seguro para abrir sua empresa? Ficou com alguma dúvida? Precisa de um escritório de Contabilidade para te auxiliar nessa transição?
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